In unseren Kundengesprächen ist die E-Rechnung regelmäßig ein Thema. Dabei stellen wir häufig fest, dass eine PDF-Datei oft mit einer echten E-Rechnung verwechselt wird.
Spätestens ab dem 01.01.2028 müssen Unternehmen E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format erstellen. Diese müssen strukturierte Daten enthalten (XML), die von Buchhaltungs- und ERP-Systemen automatisch verarbeitet werden können. Die gängigen Formate dafür sind XRechnung und ZUGFeRD.
Mindestens genauso wichtig ist aber der Blick auf eingehende Rechnungen.
Denn auch diese sollten geprüft werden. Fehlerhafte Stammdaten oder unvollständige Adressangaben können dazu führen, dass Rechnungen nicht korrekt verarbeitet werden oder später unnötigen Aufwand verursachen.
Es gibt zwar Online-Viewer, mit denen sich XML-Dateien anzeigen und prüfen lassen. Aber bevor Rechnungen mit sensiblen Unternehmens- oder Kundendaten hochgeladen werden, sollte sorgfältig geprüft werden, ob dies aus Datenschutzsicht sinnvoll ist.
Unsere Empfehlung:
Beschäftigen Sie sich frühzeitig mit diesem Thema. So können Sie Ihre Prozesse rechtzeitig prüfen und anpassen – bevor die E-Rechnung zur Pflicht wird.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie die Anforderungen bereits erfüllen, oder wie Sie eingehende E-Rechnungen prüfen, sprechen Sie uns gerne an. Wir zeigen Ihnen, worauf es ankommt, prüfen gemeinsam Ihre Prozesse und unterstützen Sie dabei, die Anforderungen praxistauglich umzusetzen. Mit Niklas Hartmann finden Sie bei uns den richtigen Ansprechpartner, wenn es um das Thema E-Rechnung geht.
