Warum ein Backup nicht ausreicht
E-Mails gehören in Unternehmen längst zu den wichtigsten Kommunikations- und Informationsmitteln. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Abstimmungen oder andere geschäftlich relevante Informationen werden täglich per E-Mail versendet und empfangen.
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass diese Informationen ausreichend aufbewahrt sind, solange die E-Mails noch im Postfach vorhanden oder über ein Backup gesichert sind. Damit sind die Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung jedoch nicht erfüllt.
GoBD: Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung
Bereits seit 2015 gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Sie wurden seitdem mehrfach an gesetzliche Änderungen angepasst.
Die GoBD betreffen auch elektronisch entstandene und empfangene Unterlagen, sofern diese aufbewahrungspflichtig sind. Dazu können entsprechend ihrem Inhalt und ihrer Funktion auch E-Mails gehören.
Aufbewahrungspflichtige E-Mails müssen über die vorgeschriebene Dauer verfügbar und lesbar bleiben. Dabei müssen der ursprüngliche Inhalt erhalten und nachträgliche Veränderungen nachvollziehbar sein.
Backup und E-Mail-Archivierung sind nicht dasselbe
Ein Backup hat eine andere Aufgabe als ein Archiv. Es dient in erster Linie dazu, Daten nach einem Verlust, technischen Defekt oder anderen Störungen wiederherstellen zu können.
Eine revisionssichere E-Mail-Archivierung dient dagegen der geordneten und nachvollziehbaren Aufbewahrung über einen festgelegten Zeitraum. Aufbewahrungspflichtige E-Mails bleiben verfügbar und auffindbar, während Veränderungen nachvollziehbar sein müssen.
Deshalb kann eine regelmäßige Datensicherung eine professionelle E-Mail-Archivierung nicht ersetzen.
Welche E-Mails müssen aufbewahrt werden?
Nicht jede E-Mail unterliegt automatisch einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Entscheidend sind Inhalt und Funktion der Nachricht. Dazu können beispielsweise Rechnungen, Buchungsbelege, Auftragsbestätigungen oder geschäftlich relevante Korrespondenz gehören.
Im Unternehmensalltag wäre es jedoch kaum praktikabel, wenn jeder Mitarbeiter bei jeder einzelnen E-Mail entscheiden müsste, ob und wie lange diese aufbewahrt werden muss. Deshalb kann die Archivierung nach zuvor festgelegten Regeln automatisiert erfolgen und auch E-Mails umfassen, für die keine langfristige gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Über entsprechende Aufbewahrungs- und Löschregeln lässt sich anschließend festlegen, wie lange unterschiedliche E-Mails im Archiv verbleiben. So können beispielsweise auch Fristen von fünf oder zehn Jahren definiert und Nachrichten nach deren Ablauf automatisiert gelöscht werden.
6, 8 oder 10 Jahre? Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich
Auch bei der Dauer gibt es keine einheitliche Frist für sämtliche Unterlagen. Im Handels- und Steuerrecht sind heute insbesondere 6, 8 und 10 Jahre relevant.
Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren, Handels- und Geschäftsbriefe regelmäßig sechs Jahre. Für bestimmte Unterlagen wie Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse gelten zehn Jahre. Je nach Branche und Art der Unterlagen können darüber hinaus weitere oder längere Anforderungen bestehen.
Eine E-Mail-Archivierung muss deshalb unterschiedliche Anforderungen und Fristen abbilden können.
Archivieren bedeutet nicht, alles für immer aufzubewahren
Neben den Aufbewahrungspflichten spielt auch der Datenschutz eine wichtige Rolle. Denn Daten dürfen nicht allein deshalb unbegrenzt gespeichert werden, weil sie einmal archiviert wurden.
Ein anschauliches Beispiel sind Bewerbungen per E-Mail. Nach Abschluss eines erfolglosen Bewerbungsverfahrens werden Bewerberdaten grundsätzlich spätestens nach sechs Monaten gelöscht, sofern keine Grundlage für eine weitere Speicherung besteht. Soll eine Bewerbung beispielsweise mit Zustimmung des Bewerbers für spätere Stellenbesetzungen aufbewahrt werden, kann eine längere Speicherung vereinbart werden.
Genau hier zeigt sich die zweite Aufgabe einer durchdachten Archivierung: Sie muss sicherstellen, dass Daten lange genug aufbewahrt werden und festgelegte Löschfristen eingehalten werden.
Aufbewahrungs- und Löschregeln automatisiert umsetzen
Eine professionelle E-Mail-Archivierung kann ein- und ausgehende Nachrichten nach zuvor definierten Regeln automatisiert archivieren.
Dabei lassen sich unterschiedliche Aufbewahrungs- und Löschfristen hinterlegen. Sind diese Regeln einmal passend festgelegt, werden die Fristen automatisiert umgesetzt und müssen nicht für jede einzelne E-Mail manuell überwacht werden.
Gleichzeitig bleiben archivierte E-Mails schnell auffindbar. Das ist für gesetzliche Anforderungen relevant und bietet einen praktischen Vorteil im Arbeitsalltag, wenn ältere Korrespondenz oder Unterlagen benötigt werden.
Archivierung kann auch die Postfächer entlasten
E-Mail-Archivierung bedeutet außerdem nicht, dass sämtliche Nachrichten dauerhaft im produktiven Postfach verbleiben müssen.
Je nach festgelegtem Konzept können ältere E-Mails nach einem bestimmten Zeitraum aus dem Postfach entfernt werden, während die archivierte Nachricht weiterhin verfügbar bleibt. Das kann Postfächer entlasten, ohne auf die benötigten archivierten Informationen verzichten zu müssen.
Damit verbindet eine professionelle Archivierung rechtliche und organisatorische Anforderungen mit einem ganz praktischen Nutzen für den täglichen Umgang mit E-Mails.
E-Mail-Archivierung als Teil einer funktionierenden IT
Wie eine E-Mail-Archivierung eingerichtet wird, hängt von der vorhandenen IT-Umgebung und den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. Microsoft 365, bestehende Mail-Systeme, Berechtigungen, Datensicherung sowie individuelle Aufbewahrungs- und Löschregeln müssen dabei sinnvoll zusammenspielen.
KONZEPT3 IT unterstützt Unternehmen bei der Auswahl, Einrichtung und Betreuung passender Lösungen zur E-Mail-Archivierung. Das Thema ist Teil unserer Lösungen rund um Software und Lizenzen und fügt sich in die ganzheitliche Betreuung Ihrer IT ein – von Microsoft 365 und Cloud über Netzwerk und IT-Security bis zu Managed Services.
Von unserem Standort in Driedorf unterstützen wir Unternehmen unter anderem in Herborn, Dillenburg, Wetzlar und Siegen sowie im Westerwald bei der Einrichtung und Betreuung ihrer IT-Lösungen.
Sie sind sich nicht sicher, ob Ihre E-Mail-Archivierung den gesetzlichen Anforderungen entspricht? Sprechen Sie uns an.
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